Workshopleitung: Kathrin Horres (RWTH)
Workshopblock: 7
Anwesende Hoschulen: Stuttgat Flurus und Mach+, Darmstadt, Dresden, Karlsruhe, Hamburg, Duisburg-Essen

Das Organisations-Team der diesjährigen FaTaMa stellt kurz vor wie die Organisation und Vorbereiten abgelaufen ist, und worauf zu achten ist.

Hier wird der Workshop einmal Zusammen gefasst. Falls noch Fragen offen bleiben, wendet euch an fatama2017@fsmb.rwth-aachen.de

Vor zwei Jahren hat sich ein 4 kropfiges Kernteam gebildet zu dem im Laufe der zwei Jahre immer Leute dazu gekommen und teilweise auch weggefallen mit dem Ergebniss, dass zur Tagung das Orga-Team 11 Personen umfasste. Wir haben die Aufgaben klar aufgeteilt.
Nach der FaTaMa in Darmstadt haben wir uns einmal im Monat getroffen um einen groben Zeitplan fertigzustellen und Ideen zu sammeln. Anfang Mai 2016 haben wir uns dann, im Zuge des BMBF-Antrags, die Planung etwas konkretisiert und uns schon über Angebote informiert. Ab diesem Zeitpunkt haben wir uns immer zwei wöchentlich getroffen. Ab April haben wir uns dann wöchentlich getroffen. Ab Januar ist die Planung dann sehr konkret geworden.

Für die Verpflegung haben wir mit 200 Personen kalkuliert, wobei wir immer mit 150 Teilnehmern gerechnet haben. Wir haben eine guten lokalen Caterer gefunden, der uns auch das Grillfleisch geliefert hat. Den Salat zu Grillen haben wir selber zubereitet. Brötchen haben wir auch bei einem lokalen Bäcker bekommen, bei dem wir sehr günstige Preise bekommen haben. Wir haben pro Grillen 350 Brötchen bestellt.

Hier eine Auflistung der Getränke die wir gekauft haben:

• Cola: 15 Kästen (Verbraucht)
• Fanta: 6 Kästen (Verbraucht)
• Sprite: 7 Kästen (Verbraucht)
• Wasser: 80 Sixpacks
• Pils: 100 Kästen
• Radler: 70 Kästen
• Eifler: 50 Kästen

Die größten Einnahme der Finanzen kommen vom BMBF da muss aber darauf geachtetet werden, das nicht alles darüber abgerechnet werden können, wie zum Beispiel das Bier oder auch Teilnehmer-T-Shirts. Der Antrag muss bis zum 01.06 immer beim BMBF eingereicht werden. Nähere Informationen dazu gibt es immer beim Verbändegespräch, dass im April stattfindet, Weitere Einnahmen sind der Teilnehmerbeitrag, sowie Spenden und Sponsoring. Bei der FaTaMa 2017 haben wir ca. 3000€ Sponsoring eingeworben. Dazu haben wir eine Sponsoringmappe mit einem Sponsoring Katalog angelegt, den wir an mögliche Partner geschickt haben. Neben Geldsponsoring, gab es auch noch Sachspenden für die Tagungstüten.

Der Gesamte Finanzielle rahmen lag bei uns bei ca. 30000€.

Wir haben ab Januar viele Fachschaften angeschrieben und angerufen um den Kreis der teilnehmenden Fachschaften zu erweitern. Deswegen hab wir nach einer ersten Interessenabfrage die maximale Teilnehmerzahl pro Fachschaft auf 5 gesetzt. In einer 2. Schleife haben wir dann auch noch alle freien Plätze vergeben. Die Anmeldung an sich haben wir online gemacht.

Das Problem bei den Exkursionen ist der Brückentag. Viele Firmen und Institute hatten Interesse uns zu unterstützen, aber aufgrund des Brückentages war das dann nicht möglich. Für die Zuteilung haben wir auch eine Online abfrage gemacht. Leider konnten wir bei der finalen Zuteilung nicht alle Wünsche berücksichtigen.