Workshopleitung: Astrid Weyand, Gerrit Wagner, Anne Schubert, DARMSTADT
Workshopblock: Block 2, Do, 11.00-13.00Uhr
Teilnehmende Hochschulen: KARLSRUHE, HAMBURG, AACHEN, BRAUNSCHWEIG, HANNOVER, ERLANGEN, STUTTGART, DRESDEN
Protokollantin: Veronika Spieker, DARMSTADT

Antrag beim Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) bis spätestens dem 1. Juni. Für den Antrag gibt es ein Online-Formular, in dem detailliert ausgefüllt werden muss, wofür man das Geld haben möchte. Am hilfreichsten ist jedoch ein Anruf.

Man muss detailliert einteilen, wofür man wie viel Geld braucht und in einzelne Kategorien einteilen (Essen, Flipcharts, Exkursionen, etc.). Im Schnitt gibt es 15 Euro pro Teilnehmer pro Exkursion. Auch beim Essen gibt es eine Pauschale für das Essen pro Teilnehmer. Dieses Jahr wurden 12.000 Euro für Essen und 5.000 Euro für Räume beantragt. Zur Sicherung wurden noch finanzielle Mittel beim Fachbereich beantragt. Man muss zusätzlich mit einer Aufforderung vom BMBF, einige Finanzpunkte zu konkretisieren, rechnen. Deswegen ist es wichtig, dass man zu jedem Punkt tatsächlich gewisse Punkte vor Augen hat.

Generell macht es Sinn, eher mehr als zu wenig zu beantragen, um ein wenig Handlungsspiel beizubehalten. Dieses Jahr war dies besonders bei den Exkursionen vorteilhaft, da das Finanzielle bis vor paar Wochen noch unklar war. Bei dem Finanziellen müssen auf jeden Fall auch die Sicherheitsleute beachtet werden. Diese waren auf Grund von Notfällen vom Dezernat aus in Darmstadt verpflichtend. Zudem ist es für die Orga erleichternd, da die Verantwortung für das Team etwas verringert wurde.

Hilfreich bei der Planung und auch Suche von Sponsoren sind schriftliche Bestätigungen von beispielsweise dem Präsidenten, dass die Veranstaltung anerkannt ist. Generell muss sich um Sponsoren früh gekümmert werden. Dieses Jahr wurden vier Unternehmen als Sponsoren gewonnen, wobei als Gegenleistung beispielsweise Anzeigen in das Heft der Veranstaltung gedruckt werden oder Flyer ausliegen.

Manchmal funktioniert es auch, mit gut gestellten Professoren zu sprechen, da diese zumindest an der TU DARMSTADT sehr industrienah sind. Dadurch ist es möglich, Spenden zu erlangen. Vorsichtig muss man allerdings mit den Gegenleistungen sein. Im Fall vom Spenden, darf man nur öffentlich Danken und keine Werbung für diese machen. Durch den Verein ist es möglich auch eine Spendenquittung auszustellen, was das Erwerben von Spenden wesentlich erleichtert.

Auch das Abhandenkommen von Pfand muss mit in die Kostenrechnung kalkuliert werden. Um dabei möglichst wenig Verluste zu machen, ist es wichtig möglich viele und deutlich erkennbare Pfandsammelstellen zu errichten. Die FaTaMa KAISERSLAUTERN ist ein Beispiel für eine Finanzierung ohne Zuschuss des BMBF. Diese haben sich mehr um Sponsoren gekümmert, das Essen selber gekocht, was im Vergleich zum Catering sehr viel billiger ist, und die Teilnehmerbeiträge höher gesetzt.

Als Caterer für die FaTaMa DARMSTADT wurde die Firma „Schmackes“ ausgewählt, weil diese bereits Geschäftserfahrung mit der Uni DARMSTADT hat. Das Geschirr wurde nicht vom Caterer geliehen, da es wesentlich billiger ist, dies von der Stadt zu leihen. Der Aufwand, die Teller selbst mit der zusätzlich geliehenen Spülmaschine zu spülen, ist die Kostensenkung auf jeden Fall wert. Das Frühstück wird ebenso selbst gemacht, da der Aufwand nicht so groß ist. Meist handelt es sich nur um das Auslegen von Aufschnitt.

Das Bier wurde von der städtischen Brauerei gekauft. Dabei gab es auch bedeutende Massenvergünstigungen. Für die Fässer wurde das nötige Equipment gestellt. Insgesamt wurden 2.500 l Bier auf Kommission gekauft. Dies dient der Sicherheit, nicht auf zu hohen Endkosten und Bier sitzen zu bleiben.

Alkoholfreie Getränke wurden ebenso besorgt. Mehrere Optionen stehen dabei zur Verfügung, wobei man die Kosten abwägen muss. Dieses Jahr wurden 15 Kästen Cola, 10 Kästen Fanta und 5 Kästen Sprite besorgt. Zudem wurde sehr viel Wasser gekauft. Dabei wurde mit 3 l Wasser pro Person gerechnet, was zu insgesamt 2.500 Liter geführt hat. Dabei war das Motto besser zu viel als zu wenig, da das Wasser auch später noch gut genutzt werden kann. Auch wenn man im Großmarkt einkaufen möchte, sollte man vorher ankündigen, dass man solche Massen erwerben möchte. Für die Kühlung wurden 2 große Kühltruhen organisiert.

Es wurde ein Orga-Team von 5 Leuten gebildet. Zusätzlich ist ein Admin dazu geholt und ein neuer Fachschaftler aktiv mit eingebunden worden. Von der Anzahl hat das ganz gut gepasst ohne eine explizite Leitung zu haben. Da viel kommuniziert werden muss, ist es wichtig, dass das Team gut miteinander arbeiten kann. Zur Anfangszeit gab es monatliche Treffen, wobei Zeitpläne aufgestellt wurden. Die Zeitpläne standen zudem teilweise schon auf der Strategietagung fest. Der Überblick sollte dabei vorhanden sein, weswegen nicht zu viele Details eingefügte werden sollten. Diese sind für die Planung enorm wichtig. Zur Endphase gab es wöchentliche Treffen.

Es gab einen Admin, der über eine Homepage die Anmeldung für die FaTaMa organisiert hat. Bei Interesse, dies für die nächste Tagung weiterzuführen, kann man sich bei Christian (DARMSTADT) melden. Die Fachschaften wurden im FaTaMa-Wiki rausgesucht und über einen E-Mail-Verteiler kontaktiert. Bei Unis, die noch nie an einer Tagung teilgenommen haben, sollte man noch eine Beschreibung über den Ablauf beifügen und eventuell auch telefonisch so genau wie möglich beschreiben, um spätere Missverständnisse vorzubeugen. Da die Unterkunft eine maximale Personenzahl hat, wurde die Teilnehmerzahl pro Uni auf 10 reduziert. Dadurch wurde sich auch mehr Vernetzung erhofft und eine Gruppenbildung sollte vermieden werden.

Anfragen müssen frühzeitig an die Firmen gehen. Wichtig ist zu beachten, dass die Tagung immer an Himmelfahrt ist. Dadurch wird es erschwert, interessante Firmen zu besichtigen. Man muss dementsprechend die Betriebe bedacht auswählen.

Der Verein ist vor allem für den Antrag beim BMBF nützlich. Da die Fachschaft selbst das Geld nicht beantragen kann, kann der Verein dafür genutzt werden. Die andere Option ist, das Geld über die Uni zu beantragen. Dies erschwert die Arbeit jedoch, da für den notwendigen Datenaustausch oft mehr Zeit benötigt wird als vom Ministerium gefordert.

Der Verein muss ebenso alle drei Jahre eine Steuererklärung machen. Dafür ist es notwendig, alle Ausgaben detailliert zu notieren, um den Nachfolgern die Arbeit zu erleichtern. Für die Buchführung hat sich bei Astrid ein Excel-Dokument bewährt. Bei Fragen kann man sich dafür gerne an sie wenden.

Für die folgenden FaTaMas ist es erleichternd, bis zur Mitgliederversammlung die Ausrichter festzulegen. Empfehlenswert ist ein Meinungsbild in der Fachschaft, ob die Ausrichtung möglich ist und alle bereit sind, dafür zu helfen. Es hilft, wenn viele Erfahrene mit im Organisationsteam sind. Die Fachschaft muss sich bewusst sein, dass es sehr viele Helferschichten rund um die Uhr (dieses Jahr ca. 30 pro Tag) gibt und diese alle besetzt werden müssen. Nötig ist die Motivation im Organisationsteam, da es sonst nur zu mehr Differenzen und Auseinandersetzungen führt. Wichtig ist eine verbindliche Aufteilung von Aufgaben und ständige gegenseitige Druckausübung, um die Arbeit voran zu treiben.

KARLSRUHE plant die diesjährige EMESCC und stellt sich die Frage, ob dies mit der Förderung der nächsten FaTaMa kollidiert. Letztes Jahr hat nur München eine finanzielle Unterstützung des BMBF bekommen. Auf Grund der Zeitnähe zu der FaTaMa Kaiserslautern, haben diese dann keinen Zuschuss mehr bekommen. Es ist empfehlenswert, früh bei weiteren Institutionen anzufragen.